Die Technologie verändert mit der Zeit Gewohnheiten, die bei uns Menschen im Kopf zu 100 Prozent verankert sind. Beispielsweise schaut fast jeder, wenn er von der Arbeit nach Hause kommt in den Briefkasten. Was aber, wenn das Bekannte auf einmal geändert werden soll? Sollte ich mitmachen oder auf das Bekannte stur beharren?
Da du dich bereits mit diesem Artikel befasst, glaube ich, du bist ein zukunftsorientierter Mensch. Du hast keine Angst vor Veränderung und der Digitalisierung, sondern möchtest diese für mehr Effizienz nutzen.
In diesem Fall haben wir einiges gemeinsam. Ich bin Jan und beschäftige mich auf meinem Blog Digital Affin und drum herum mit dem digitalen Leben.
Ein Gastbeitrag von Jan Schulze-Siebert
Jan Schulze-Siebert ist Blogger und Inbound Marketing Spezialist mit großem Interesse an digitalen Geschäftsmodellen. Er schreibt auf seiner Seite digital-affin.de.
Keine Papierstapel mehr und dafür alles digital auffindbar
Wie klingt das für dich? Zwar werden heutzutage 17,9 Milliarden Briefe pro Jahr verschickt, immer mehr läuft doch eigentlich online und digital ab. Also warum die tägliche Eingangspost nicht einfach digitalisieren und Briefe entspannt am Smartphone, Tablet oder Laptop lesen?
Wie läuft das ab? Du hast sowohl ein eigenes Eingangspostfach, als auch einen Nachsendeauftrag, der deine tägliche Post umleitet und bei CAYA im Scanzentrum eingehen lässt. In einem Hochsicherheitsbereich wird die Post automatisiert geöffnet und gescannt. Die Briefe werden durch Maschinen verwaltet und abgelegt. Im nächsten Schritt erhältst du bereits deine Benachrichtigung, dass deine Post in deinem CAYA-Dashboard zur Verfügung steht. Die Benachrichtigung erhältst du dabei per E-Mail oder Push-Benachrichtigung. Nach dem Lesen gibt es die Wahl, was mit dem Papier zu tun ist. Schreddern, archivieren oder an dich schicken gibt es zur Auswahl. So einfach und schnell kommst du an deine Post.
Digitaler Briefkasten
Das Gute ist, all das klappt komplett ortsunabhängig. Für wen ist der Digitale Briefkasten demnach geeignet?
Für Vielreisende und Digitale Nomaden
Es gibt Menschen, die sind heute hier und morgen dort. Reisen sind dabei das eine, digital-nomadisch durch die Welt ziehen das andere. Wenn du öfters auf Reisen bist, dann weißt du, ob wichtige Post kommt, kriegt man gar nicht so wirklich mit.
Erst wenn du zurückkommst erwartet dich ein großer Berg an Briefen, die alle durchgeschaut werden müssen. Weißt du wie viel Zeit man sich sparen kann, wenn man die Briefe nicht alle auf einmal durchsehen muss?
Nein? Ich auch nicht genau, aber smarter ist definitiv ein digitaler Prozess für das Empfangen von Briefen. In vielen Fällen ist die Post zwar nur informativ, aber hin und wieder sind auch wichtige Briefe, wie Rechnungen oder Briefe mit Fristen, dabei.
Hast du freundliche Nachbarn, hilfsbereite WG-Mitbewohner oder kommt deine Post zu deinen Eltern? Das ist zwar eine mögliche Alternative, aber schlussendlich sind damit doch alle nicht wirklich happy. Die Fotos von Briefen sind in keiner guten Qualität und der Nachbar macht es aus Freundlichkeit, aber meinst du ihm gefällt der Job tatsächlich?
Für Unternehmen, die ihre Prozesse im Büro digitalisieren
Geschäftsbriefe sind in einigen Branchen noch gang und gäbe. Es soll sogar Firmen geben, die bekommen eine E-Mail und drucken diese aus, um sie weiter zu verarbeiten. Sachen gibt’s. Papier und Briefe verlangsamen allerdings die Prozesse und machen diese sperrig und unsexy.
Moderne Unternehmen setzen auf die Digitalisierung und strukturieren Prozesse neu. Eingehende Post kann schneller verarbeitet werden und erreicht die zuständigen Personen im Nu.
Mit Automatisierungen lassen sich heutzutage einzelne Standard-Schritte komplett maschinell bearbeiten, so dass sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Nur weil Roboter jetzt einfache Aufgaben übernehmen heißt das ja nicht, dass es keine weiteren Aufgaben mehr für Angestellte gibt. Da lässt sich schon etwas finden.
Für Unternehmen bietet sich mit digitaler Post ein hervorragendes Szenario, da die Ordnung und Archivierung Abteilungs- und Mitarbeiter-übergreifend funktioniert.
Für Selbstständige, die keinen Papierstapel wollen
Bei Selbstständigen fällt in der Regel nicht so viel Post an, wie bei einem großen Unternehmen. Doch auch hier gilt es flexibel zu sein und für die Bearbeitung von Post nur das nötigste an Zeit zu ver(sch)wenden. Als eigener Chef kümmert man sich eh schon um alle Aufgaben, daher ist die Postablage neben dem Rechnungsprogramm eine der ersten Stellen, um für digitale Erleichterung zu sorgen.
Was hinzukommt ist der zur Verfügung stehende Platz, weil keine Ordner oder Papierstapel herumliegen. Mehr Platz und Ordnung für wichtige Dinge im Büro.
Und wenn es ums wiederfinden von Unterlagen geht sind die vergebenen Tags bzw. auch die OCR-Text-Erkennung eine klasse Hilfe. Kram dich mal durch deinen Papierberg, nach der Suche nach einem ganz bestimmten Schreiben. Ohne System bist du dabei auf jeden Fall verloren.
Was bei Unternehmen und Selbstständigen noch wichtig ist, Aufbewahrungsfristen sind teils länger als bei Privatpersonen. Originaldokumente können daher archiviert oder gesammelt zugeschickt werden.
Für organisierte Menschen
Ist es bei dir zu Hause ordentlich und sauber? Es gibt Menschen, die kommen immer pünktlich, haben stets aufgeräumt und erledigen ihre Aufgaben in der geplanten Zeit. Manch einer fragt sich sicherlich, wie das möglich ist und im Grunde ist es ganz einfach.
Die richtige Organisation und Strukturen.
Bist du schon sehr gut organisiert oder möchtest es noch werden, dann ist der digitale Briefkasten ein Spitzensystem für dich. Die Hauptaufgabe, nämlich das Sortieren und Kategorisieren deiner Post ist dabei ausgelagert.
Du schaust lediglich in deinen Account oder in deine App und siehst was es Neues gibt. Auch gerät nichts in Vergessenheit, denn mit dem Such-System findest du alles wieder. Mit technischem Einsatz wird somit jeder zum organisierten Mensch.
Für jeden ist digitale Post möglich
Ich habe mich mit dem Thema ausgiebig beschäftigt und auch andere Anbieter angeschaut. Schlussendlich habe ich mich für die digitale Post und für CAYA entschieden.
Zu welcher Zielgruppe ich mich selbst zähle?
Eigentlich zu mehreren. Als Digitaler Nomade war ich auf Reisen, als Selbstständiger führe ich meine Firma und Organisation steht bei mir im Leben auch ziemlich weit oben.
